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Administração

Um especialista na gestão de condomínios

Além de buscar redução da taxa condominial, síndicos profissionais cuidam da valorização do imóvel

Saulo Ohara

“Hoje os condomínios são como uma empresa, alguns têm orçamento de mais de um milhão por ano e devem ser bem administrados”, destaca Ronaldo Zandomenighi

Quem mora em condomínio sabe o quanto é importante ter um síndico comprometido e preparado para exercer o cargo. Conhecer a legislação, ter jogo de cintura para lidar com os imprevistos e fazer valer as normas para todos os moradores são alguns dos desafios a serem superados por quem é responsável pela gestão de um condomínio. Tudo isso sem falar na administração dos funcionários e da cota condominial. Por conta das dificuldades, o cargo nem sempre é almejado pelos proprietários dos imóveis, e uma das saídas encontradas para a questão é a contratação de um síndico profissional.

Formado em contabilidade e trabalhando como síndico profissional há cerca de dois anos, Ronaldo Zandomenighi afirma que descobriu a área por acaso. “O prédio em que moro estava passando por uma situação difícil, a síndica foi destituída e ninguém queria assumir o cargo. Fui eleito e comecei a me aprofundar no assunto, foi quando descobri o curso de síndico profissional”, comenta. O conhecimento que ele tinha na área contábil e bancária foi aplicado em sua administração e permitiu o contorno de conflitos, de problemas de desvalorização do imóvel e a redução da taxa de condomínio entre 25% e 30%.

Ronaldo deixou de lado sua atividade profissional anterior e, atualmente, trabalha exclusivamente como síndico profissional, auxiliando na administração de cinco condomínios. “Hoje os condomínios são como uma empresa alguns têm orçamento de mais de um milhão por ano e devem ser bem administrados”, defende. Por conta da expansão imobiliária pela qual Londrina passou nos últimos anos, a demanda por síndicos profissionais é grande.

Segundo ele, muitos condomínios sentem a necessidade de um profissional capacitado para exercer o cargo, uma vez que o síndico é responsável por cuidar do patrimônio dos moradores. “Quem exerce esta função deve fazer mais do que fiscalizar, é responsabilidade desse profissional reduzir o custo e fazer com que o bem seja valorizado”, ressalta. Ronaldo acrescenta que quanto mais transparente for a gestão do condomínio, melhor para o síndico e também para os moradores.

Uma das características desse administrador é a imparcialidade, justamente por não morar no local e não ter vínculo com os demais condôminos. “O síndico morador pode se sentir constrangido por fazer cumprir o regimento interno, nesse ponto o relacionamento com os vizinhos se desgasta e pode envolver até questões familiares. Já o síndico profissional está ali para fazer com que todos sigam as normas pré-determinadas”, destaca. Apesar do síndico profissional não morar no condomínio, Ronaldo afirma que, na maior parte das vezes, cuida da administração com o apoio de um vice-síndico e um conselho fiscal formado por moradores do empreendimento.

Fonte: FolhaWeb

Home Office

Saiba os limites e como agir diante de moradores que exercem atividades comerciais em condomínios

Home Office

Nas grandes cidades, o tempo perdido no trânsito e o avanço das tecnologias fez com que uma nova tendência surgisse: o home office – ou escritório em casa, em português.

Para aqueles que não recebem visitas, excesso de encomendas ou de correspondência, trabalhar em casa pode ser realmente uma mão na roda: além da economia de tempo para se deslocar até o local de trabalho, há ainda a reserva de dinheiro com aluguel e outros custos fixos em um novo imóvel.

Para não deixar a tendência de lado, até os novos lançamentos já contam com torres separadas para áreas comerciais e residenciais – assim, quem almeja trabalhar sem sair de casa tem que pegar só um elevador a mais para chegar ao escritório. Já os lançamentos residenciais podem contar também com salas de reuniões, e de escritório.

Importante lembrar que nesses casos essas áreas são de uso comum e não devem ser encaradas como uma extensão da unidade.

Qual o limite?

Como tudo na vida em condomínio, é extremamente importante lembrar que o direito de um termina quando começa o do próximo. Outro ponto delicado é a alteração da finalidade da unidade. Caso a mesma seja residencial, o dono do imóvel não pode usá-la unicamente para fins comerciais. Ou seja, a unidade não pode virar apenas escritório, deve continuar tendo caráter predominantemente residencial.

Essa é a maior arma que o condomínio tem para coibir condôminos ou inquilinos de utilizar a área privativa de maneira comercial – já que isso é proibido por lei. Afinal, há jeitos e jeitos de se manter um escritório em casa sem incomodar a vizinhança e nem comprometer a segurança do empreendimento.

A questão de segurança também deve ser considerada, uma vez que o profissional que recebe clientes em sua unidade nem sempre conhece a visita, e isso gera um risco para o condomínio.

Como agir em casos de abuso?

Nos casos em que o empreendedor começar a incomodar a vizinhança, seja com excesso de visitas ou de barulho, ou ainda a sobrecarregar os porteiros com correspondência em demasia, o síndico deve no primeiro momento, conversar com o morador em questão.

Explique a situação, que anda incomodando os vizinhos, e procure estudar bem a situação. Pode ser que a pessoa não queira acomodar sua empresa em outro local. Para tanto, deve se adequar às regras do local.

Na própria convenção do condomínio deve haver menção sobre a finalidade de uso das unidades – geralmente, residencial apenas. Por isso, o síndico tem a lei ao seu lado, e caso o condômino continue a incomodar seus pares com a sua atividade comercial, o síndico pode, depois de conversar, advertir e multar, entrar com ação judicial para que cesse a atividade.

O regulamento interno deve prever os tipos de atividades permitidas no condomínio. Caso um morador exerça algo fora desse escopo – mas que não incomode o próximo-  o regulamento pode ser alterado. Caso contrário, o empreendimento tem o regulamento a seu favor para barrar a atividade irregular.

Mesmo gerando certa polêmica, o síndico deve se cercar de precauções para evitar problemas para si  e para o condomínio. Por isso, não é recomendável, por exemplo, barrar visitas daquela senhorinha que faz doces para fora, ou os alunos de quem dá aulas particulares.

Essa medida é indicada apenas em casos extremos, como quando o síndico tem provas de que a atividade exercida naquela unidade é a prostituição. Portanto, se estiver munido com esse tipo de prova, o ideal é explicar isso ao dono da unidade – na maioria dos casos, essa atividade é exercida em locais alugados – e pedir a recisão do contrato.

Enquanto o locador tiver contrato com o locatário em questão, o condomínio pode coibir a entrada de pessoas estranhas obrigando a todos os visitantes a fazerem um cadastro completo, com número de RG e foto, para dessa forma inibir o acesso. Essa medida deve ser aprovada em assembleia.

O que é permitido

  • Exercer atividades que não demandem excesso de visitas, entregas ou correspondência como contador, jornalista, webdesigner, consultores, etc
  • Atividades que não demandem  além do usual do consumo de água, luz, gás, etc
  • Receber visitas, ou clientes, desde que os mesmos não circulem pelas áreas comuns do condomínio – apenas para entrar e sair
  • Enfim, é permitido trabalhar no condomínio, desde que o ofício não incomode os demais

O que não é permitido

  • Funções que gerem grande e permanente fluxo de pessoas como uma clínica de estética, comércio em geral, creches, pet shops, etc.
  • Visitas, ou clientes, que fiquem circulando pelas áreas comuns do condomínio
  • O uso do hall como sala de espera
  • O uso das áreas comuns do condomínio como sendo particulares, seja para usar como escritório ou para efetuar vendas
  • Atividades que envolvam produtos tóxicos, odores fortes, ou que façam muito barulho
  • Atividades que demandam elevado consumo de água ou energia
  • Dependendo do bairro, e do condomínio, o registro do endereço da empresa não pode ser o mesmo da unidade residencial

 

Fonte: SindicoNet

Digitalização de documentos

Serviço é cada vez mais comum para condomínios

A pasta de prestação de contas como a conhecemos hoje, e de outros documentos impressos do condomínio, podem estar com os dias contados.

É cada vez mais comum as administradoras oferecerem, além da pasta física com balancetes e comprovantes de pagamento impressos no papel, os mesmos documentos digitalizados em CD, em um pen drive ou no site da empresa.

E, seguindo essa tendência, já há casos de administradoras que acabaram com as pastas, e agora oferecem a opção da prestação de contas via internet e em tempo real, tornando ainda mais transparente as finanças do condomínio.

Digitalizar a papeplada é uma maneira de deixar os documentos mais acessíveis para todos e também aumentar a velocidade com que as informações chegam aonde precisam chegar, além de reduzir custos com impressão e ajudar o meio ambiente.

“Imagine um condomínio grande, com oito torres e três moradores no conselho de cada torre, além do síndico. Se não entregarmos um CD para todos com as contas do mês, quando o último conselheiro receber os documentos, eles já estariam bastante ultrapassados”, argumenta Gabriel de Souza da administradora Prop Starter.

O que digitalizar

As empresas consultadas afirmam manter em formato digital tudo o que for pertinente ao condomínio.

Além dos documentos que constem nas pastas de prestação de contas mensais, toda a papelada trabalhista também pode ser deixada no formato digital, assim como contratos de prestação de serviços e de manutenção ao condomínio.

Vale ressaltar que documentos com validade jurídica, como comprovantes, certidões, guias, etc. não podem ser descartados após serem digitalizados, já que o arquivo digital gerado não tem valor jurídico. Por isso, os condomínios e administradoras devem seguir guardando uma gama de documentos, mesmo que os tenha digitalizados.

Norma da ABNT

Devido à NBR 16.280, que determina regras e procedimentos para obras nas unidades, condomínios devem também ter em seu acervo documentos que mostrem as alterações feitas no local – inclusive dentro das unidades autônomas.

Daí a importância em se digitalizar os planos de obras, que os moradores têm obrigação de entregar ao síndico, para garantir que os mesmos não se percam.

Segurança

Além dessas características, digitalizar os documentos é a maneira primordial para fazer um backup da papelada do condomínio.

A digitalização dos papéis pode ser uma segurança a mais, principalmente depois que os documentos saem da administradora.

“Uma vez, um síndico teve sua unidade assaltada e levaram muitos documentos dele – inclusive pastas de dois meses das contas do condomínio. Como tínhamos as mesmas digitalizadas em nosso acervo, ele conseguiu fazer sua prestação de contas sem problemas”, conta Gabriel Karpat, diretor da administradora GK.

Como funciona

Nas administradoras que executam esse serviço há duas possibilidades. Ou a própria empresa digitaliza os documentos, usando seus funcionários, ou uma empresa terceirizada presta esse serviço – seja por meio de postos avançados, quando a prestadora de serviços atua dentro da administradora – ou ela retira os documentos e os devolve posteriormente – tanto os físicos como os arquivos.

Geralmente as empresas de digitalização costumam cobrar por folha escaneada. O preço unitário é baixo – menor que de uma impressão em preto e branco.

Para fazer a digitalização é necessário, no mínimo, um scanner e uma pessoa designada para essa tarefa.

Claro que dependendo do tamanho das necessidades da empresa, esse cenário muda bastante. Em uma administradora de grande porte, por exemplo, a demanda interna pode exigir diversos aparelhos e uma equipe de funcionários exclusiva para dar conta do recado.

Gestão dos arquivos

Para a arquivista Flavia Borges, da empresa de digitalização de documentos Tempo e Memória, o processo não se encerra após a digitalização e geração do arquivo. Ela destaca também a importância da gestão desse acervo de documentos.

“Digitalizar é uma ferramenta a mais. Precisamos também de critérios para usá-la. Tão ou mais importante é saber como organizar tudo. Não é apenas tornar digital”.

“Mesmo para quem trabalha na administradora e precisa de uma informação sobre um contrato, por exemplo, é muito mais fácil buscar essa informação em forma digital, se compararmos com antes, quando era necessário procurar o papel em si”, explica.

Meio ambiente e redução de custos

Para se ter uma ideia, estima-se que um condomínio pequeno gere cerca de 80 documentos por mês. Em um ano, o número de folhas impressas desse mesmo condomínio pode chegar a mais de 1.500 documentos em 12 meses.

A digitalização é forma de reduzir consideravelmente esse volume de impressões.

Apesar de papéis com validade jurídica não poderem ser descartados, os demais documentos que compõem a burocracia condominial, como balancetes, pastas, extratos, históricos, entre outros, podem ser cada vez mais disponibilizados e arquivados em formato digital, poupando, assim, o meio ambiente e recursos financeiros.

É o caso da administradora Lello, de São Paulo, que recentemente adotou a opção de pasta de prestação de contas totalmente online para seus clientes. Com isso, a empresa poderá deixar de imprimir cerca de 600 mil folhas de papel todos os meses – o equivalente a 27 árvores a cada 30 dias.

Sites para condomínios

Outro exemplo é o uso cada vez maior de sites para condomínios, como o sistema CondoMundo, do SíndicoNet. Com o uso de ferramentas como essa, toda a comunicação do síndico e da administração com os moradores, que antes era feita por papel, passa a ser feita de forma online, pelo site do empreendimento.

É mais um recurso para ajudar na redução dos papéis nos condomínios.

Autenticação

Uma alternativa – ainda não muito utilizada – para tornar o documento digitalizado com validade jurídica é realizar o processo utilizando um sistema de certificação digital.

Para isso, a empresa deve dispor de uma chave digital para cada condomínio que opte por essa alternativa, e uma chave para cada funcionário que irá trabalhar com os condomínios. Essas chaves são como duas peças de um quebra-cabeça que se completam e que funcionam juntas.

Também deverá pedir a autenticação dos documentos via cartório eletrônico, para cada papel que deseje guardar eletronicamente com essa chancela. Esse trâmite é, atualmente, mais caro do que uma simples digitalização dos documentos e ainda não é amplamente usado pelas administradoras.

Para o advogado Alexandre Marques, esse processo vai se tornar cada vez mais presente em todos os âmbitos. “É um caminho sem volta, e cada vez mais será mais corriqueiro nos valermos desse tipo de tecnologia”, explica.

Fonte: SindicoNet

Síndico e Negociação Coletiva

Por: *Rubens J. Reis Moscatelli

A negociação coletiva de trabalho é o conjunto de técnicas que visa a melhoria das condições econômicas e sociais de um determinado grupo de trabalhadores. A essência das negociações, portanto, é aprimorar essas melhorias aos trabalhadores.

O que muitos não sabem, ou fazem questão de não entender, é que a Constituição Federal consagra a negociação coletiva de trabalho como uma forma legítima de autonormatização, ou seja, a categoria econômica e profissional tem liberdade para a criação de regras próprias adaptadas à sua realidade.

Por outro lado, não podemos fechar os olhos para a situação crítica que vivenciamos em nossa economia (independentemente de traçar aqui qualquer opinião a respeito).

O fato é que estamos em um momento de reflexão, onde a classe trabalhadora tem a obrigação de pensar a longo prazo, ou seja, administrar a necessidade de melhoria salarial e de natureza social, mas, levando em consideração as possibilidades.

Os condomínios não têm como objetivo principal o lucro, não são prestadores de serviço e nem produzem. Trata-se, em sua grande parte, de um centro de custos, onde o objetivo de seus integrantes (condôminos) é a manutenção de seu patrimônio.

Por outro lado, nesse contexto, é fundamental que os síndicos sejam atuantes no sentido do comparecimento nas negociações coletivas de trabalho.

(No Litoral Paulista) A data base da categoria é o dia 1° de julho, desde o ano de 2012. Dessa forma, é importantíssimo que compareçam às assembleias de negociação.

O SICON- Sindicato dos Condomínios Prediais do Litoral Paulista é cumpridor de sua obrigação e ciente de sua missão e, nesse sentido, está apto a construir com a categoria econômica o melhor possível em termos da convenção coletiva de trabalho.

Portanto, você que é síndico, lembre-se que é imprescindível, tanto para seu condomínio, como na condição de um agente de transformação da sociedade, estar a par de toda a negociação.

Se faça presente, opine e traga subsídios para que possamos tornar a vida condominial cada dia melhor.

Fonte: Folha do Condominio

Administradoras podem ser trocadas como qualquer outro prestador de serviço

Administradoras podem ser trocadas como qualquer outro prestador de serviço

A gestão de um condomínio é uma tarefa complexa e exige conhecimento em várias áreas. Assim, o apoio de uma administradora é imprescindível, pois irá auxiliar o sindico nas suas funções, tornando seu trabalho mais dinâmico e organizado. Mas, como qualquer outro prestador de serviço, as administradoras também estão sujeitas à substituição quando não correspondem mais às necessidades dos condomínios. E, como fazer a troca?

Apesar de não ser necessária a aprovação em assembleia, é importante que a substituição seja informada a todos os condôminos esclarecendo o motivo pelo qual o procedimento foi adotado e solicitando a validação do ato, evitando assim discussões futuras relacionadas ao assunto.

De acordo com o advogado Fábio Fabeni, de Itajaí, não é necessário que a troca de administradora seja aprovada em assembleia. Porém, isso depende do que está previsto na Convenção do condomínio. “Se a Convenção faz alguma consideração a respeito do assunto, o quórum necessário para aprovação da mudança deve ser a maioria presente em assembleia”, explica Fabeni.

BC_ADMINISTRACAOContrato

Segundo Fábio, como em todo serviço, este também deve ter um contrato formalizado com o condomínio, listando as obrigações e direitos, bem como cláusulas com os procedimentos a serem adotados nos casos de rescisão do contrato, especialmente, no que diz respeito à multa, prazo de aviso e outras situações que devem ser analisadas em cada contrato. “É imprescindível que nos contratos exista a observância das obrigações, valores, reajustes, periodicidade do reajuste, prazo de duração do contrato e obrigações e direitos das partes”, destaca o advogado.

O especialista orienta que, após tomar todas as providências para o cancelamento do contrato com uma empresa, ao escolher a nova administradora os síndicos devem procurar contratar uma empresa experiente no setor. “É importante ter referências e verificar a visibilidade da empresa no mercado”, explica.

Além disso, ao buscar a nova administradora é importante contar com mais de uma empresa, para poder comparar os orçamentos e diferenciais de serviços. “É prudente orçar com várias prestadoras de serviço para não onerar o caixa do condomínio”, esclarece Fábio.

Após fechar com a nova empresa gestora, o advogado recomenda que o síndico solicite à administradora antiga o repasse de documentos, contratos, e toda a documentação que porventura tenha sido confiada aos cuidados da empresa, como por exemplo, recibos de pagamento de aluguéis, IPTU e outros encargos.

Experiência

Síndico do Condomínio Acqua Residence, em Balneário Camboriú, Daniel Torres trocou de administradora recentemente e relata o processo, que foi um pouco traumático. “A administradora anterior vinha pecando com o condomínio em vários aspectos, como por exemplo, nas cobranças dos inadimplentes, não seguindo o que estava estipulado na convenção e diversos erros nos procedimentos operacionais do dia a dia”, conta Daniel.

O procedimento de contratação passou por uma criteriosa pesquisa de empresas. “Visitei pessoalmente cinco administradoras e dei prioridade para os seguintes critérios: empresa com foco em condomínio, boas referências, estrutura de profissionais com experiência, organização na prestação de contas, utilização de sistemas para automatizar os procedimentos do condomínio, parceria e bom preço”, relata o síndico.

Segundo Daniel foi considerado indispensável no contrato o atendimento por profissionais experientes e a modernidade nos processos e sistemas. “Hoje posso garantir que estou satisfeito com o serviço. Indico a nova empresa de olhos fechados. Agora posso confiar em profissionais que entendem do negócio e me sobra tempo para fazer uma gestão mais estratégica”, diz.

Por Graziella Itamaro

Fonte: CondomínioSC

Cuidados na contratação da administradora de condomínios

Muitas vezes, o síndico, responsável direto, civil e criminalmente, não conhece toda a legislação que envolve as atividades atribuídas à sua tarefa

O dia a dia da administração de um condomínio é tarefa complexa e cheia de responsabilidades para o síndico. O condomínio edilício — seja ele comercial, residencial, horizontal ou vertical — tem hoje uma série de obrigações. Muitas vezes, o síndico, responsável direto, civil e criminalmente, não conhece toda a legislação que envolve as atividades atribuídas à sua tarefa. Código Civil, Consolidação das Leis do Trabalho, Código de Defesa do Consumidor, Lei do Inquilinato, Legislação Tributária e Fiscal são algumas das áreas sobre as quais o síndico precisa ter alguns conhecimentos.

Por isso, o apoio de uma administradora de condomínios é imprescindível, pois vai auxiliá-lo nas funções, tornando seu trabalho mais dinâmico e organizado. E aí, surge a dúvida: como contratar uma administradora de condomínio?

Primeiro, é importante fazer uma cuidadosa pesquisa e optar por aquela que tenha qualificada referência. Também é recomendável que a empresa possua um sistema de controle e prestação de contas o mais ágil e transparente possível. Além disso, o síndico deve atentar para que o valor dos honorários cobrados seja condizente com os serviços prestados. Ou seja, nem sempre o mais barato é o melhor para cuidar do nosso patrimônio.

Em primeiro lugar, deve-se pedir, ao menos, três orçamentos. Se possível, peça indicação para síndicos ou condôminos satisfeitos de outros edifícios e desconfie de honorários muito baixos. Recebidas as ofertas, o síndico precisa tomar algumas providências, como: pedir uma lista de condomínios já administrados por aquela empresa e ligar para alguns; visitar a empresa antes de decidir-se; verificar o capital social, o quadro societário e o objeto social da administradora.

Outros dois pontos importantes: checar no contrato se há cláusula especificando que a administradora é responsável pelo pagamento de multas ou despesas extras decorrentes de seus erros, como exemplo, multas decorrentes pelo não recolhimento do FGTS dos funcionários ou qualquer outro encargo ou tributo no prazo estipulado; e ainda se a taxa de administração é aplicada sobre a despesa ou a receita e avaliar o que seria mais conveniente para o condomínio.

Sanadas as principais dúvidas, deve-se apresentar e discutir as propostas recebidas com o conselho do condomínio. Ao síndico caberá a escolha da empresa administradora, a qual deverá ser aprovada pela assembleia geral de condôminos. Decidida a contratação, será o síndico a pessoa competente para assinar o contrato de prestação de serviços em nome do condomínio. Também cabe ao síndico a competência pela rescisão de contrato, mas a decisão deve ser tomada com cautela, pois poderá ter fortes repercussões econômicas. O contrato entre as partes servirá de parâmetro para a rescisão, como é exemplo a definição do prazo de aviso prévio, usualmente fixado em 30 (trinta) a 60 (sessenta) dias.

O artigo 1.348 do Código Civil, de 2002, trouxe a inovação de que o síndico pode transferir, total ou parcialmente, para a empresa administradora, não somente as funções administrativas, como também os poderes de representação. Tudo mediante aprovação da assembleia, salvo se o contrário dispuser a Convenção do condomínio. O mais usual é a ocorrência da mera delegação das funções administrativas. Para saber mais sobre o assunto, consulte o manual Como contratar uma administradora de condomínios, editado pelo Secovi-SP e disponível na Biblioteca da sede do Sindicato, na Capital.

Flavio Amary é vice-presidente do Interior do Sindicato da Habitação do Estado de São Paulo (Secovi-SP).

Fonte: Cruzeiro do Sul

Como proceder quando a ata da assembleia não foi redigida na hora e nela constam fatos inverídicos?

Pergunta: Participei de uma reunião de condomínio. A ata desta reunião não foi escrita na hora, não li nem assinei a ata da assembleia e o síndico utilizou a lista de presença para registrar a ata, incluindo nesta alguns detalhes que não foram falados para mim e nem por mim e dizendo que a ata foi escrita na hora e lida por todos. Isso é correto? O que posso fazer do ponto de vista prático? Posso ajuizar alguma ação contra o condomínio ou o síndico? (E.A.H. – Belo Horizonte, MG)

Resposta: A ata não precisa ser lavrada na hora e a falta de assinatura da mesma não a invalida, se assinada apenas pelo Presidente e pela Secretária. Diz J. Nascimento Franco em seu livro “Condomínio”, Editora Revista dos Tribunais, 2005, pág. 118/119: “Terminada a Ordem do Dia, e se houver tempo, o Secretário lavrará a ata, que será assinada por ele e pelo Presidente, além dos presentes que o desejarem. Se não houver tempo, a ata poderá ser lavrada depois, com base nos dados que o Secretário tiver anotado no curso da reunião, para ser submetida à aprovação na assembleia seguinte, na qual os presentes poderão pedir as retificações que eventualmente se justificarem. A ata poderá ser assinada apenas pelo Presidente e pelo Secretário, pois, se fossem necessárias assinatura de todos os presentes, ensejar-se-ia o absurdo de a recusa de um só importar na nulidade das deliberações.” Do ponto de vista prático, deverá ser pedida a retificação da ata para suprimir o que não foi falado na assembleia. Havendo recusa do síndico por achar que a condômina contestante está equivocada, em outra Assembleia deverá ser colocado na pauta a conferência entre todos os condôminos para a confirmação ou não da veracidade da ata.

Fonte: BDI – Diário das Leis Imobiliário

Trabalho em equipe

Auxílio especializado da administradora auxilia o síndico a cumprir suas principais obrigações no condomínio

Entre as atribuições de um síndico previstas por lei estão a de convocação de assembleias, realização de seguro da edificação e cobrança de atribuições dos condôminos. Para dar conta de tudo isso, o síndico normalmente conta com uma grande ajuda: a da administradora.O cargo de síndico pode ser comparado com o de um gerente de uma grande empresa. Para que tudo “ande nos trilhos”, ter um apoio especializado é indispensável, mas para que a parceria dê certo, é preciso que o síndico mantenha um bom relacionamento com a administradora.

O gerente de condomínios José Carlos Oliveira explica que para se ter uma boa gestão é preciso que os dois lados mantenham contato frequente. “Há casos em que a administradora fala com o síndico a cada mês e em outros diariamente. Nós recomendamos que esse contato ocorra no mínimo uma vez por semana”.

Tudo fica mais fácil

Além de facilitar a gestão do condomínio, a boa comunicação entre síndico e administradora também torna mais fácil a maneira como as informações chegam até os condôminos.

“As funções da administradora sempre devem ficar claras para todos os moradores. Isso pode ser feito em assembleias, através de comunicados enviados pela administradora com anuência do síndico, os quais indiquem o acesso ao site da administradora e informem sobre as benfeitorias realizadas e os projetos em andamentos”, exemplifica Oliveira.

É função do síndico realizar manutenções de segurança no condomínio e contratar seguros. Atualmente, condomínios que não se enquadram nas normas de segurança do corpo de bombeiros podem ter ser síndicos responsabilizados judicialmente, bem como sua administradora.

Segundo o diretor de condomínios Antônio Jorge Neto, a medida foi uma forma de tanto administradoras quanto os síndicos realizarem todas as revisões obrigatórias que garantam a segurança do empreendimento.

Para que a parceria flua bem

  • Síndico e administradora devem estar em constante contato. O recomendável é pelo menos uma vez por semana
  • Algumas tarefas são responsabilidade do síndico, como a realização de manutenção de segurança e a contratação de seguros, mas é possível pedir ajuda da administradora para deixar tudo em ordem
  • As funções da administradora devem ser conhecidas por todos os moradores e funcionários. Isso pode ser feito em forma de comunicadosSe a parceria entre a administradora e o síndico não estiver funcionando direito vale a pena uma conversa para checar o que pode ser melhorado

Fonte: iCondominial

O combinado não é caro

Administradora tem de zelar para que o contrato feito com o condomínio não resulte em tiro no próprio pé

Divulgar serviços que não estão afetos à sua área de atividades e descuidar-se do conteúdo do contrato, deixando de pormenorizar item por item daquilo que se predispõe a realizar, pode resultar em sérios prejuízos para a administradora de condomínios.

A advertência foi feita pelo advogado Marcelo Manhães de Almeida, presidente da Comissão de Direito Urbanístico da Ordem dos Advogados do Brasil, Seção São Paulo, durante o último Encontro das Administradoras de Condomínios (Enacon), promovido pelo Secovi-SP.

Para o especialista, é necessário ficar atento à legislação, que no Código Civil, que em seu artigo 1.347 diz que é a assembleia quem escolhe o síndico para administrar o condomínio.

No artigo 1.348, em nove incisos, o Código Civil estabelece tudo aquilo que ele tem competência para fazer. Almeida destaca, porém, o 1º e 2º parágrafos deste artigo, onde se prevê que a assembleia pode investir outra pessoa em lugar do síndico de poderes de representação.

“E o síndico, por sua vez, de acordo com o parágrafo 2º, pode transferir a outrem total ou parcialmente os poderes de representação ou as funções administrativas, mediante a aprovação da assembleia, salvo disposição em contrário da convenção. Normalmente, as convenções permitem essa transferência e delegação de poderes”, explica.

Para o jurista Carlos Alberto Dabus Maluf, citado por Manhães Almeida, as funções representativas podem ser delegadas a pessoas de confiança do síndico, e sob a sua inteira responsabilidade, mediante aprovação da assembleia geral dos condôminos, salvo se a convenção dispuser de maneira contrária.

“De acordo com essa corrente de pensamento, se é responsabilidade do síndico fazer essa delegação, ele seria corresponsável, caso a administradora escolhida provoque algum dano ou prejuízo ao condomínio. Isso é bastante questionável, mas essa é uma posição doutrinária”, afirma Manhães Almeida.

Contratação atípica – O problema na contratação entre administradora e condomínio, segundo ele, é que não existem princípios e regras estabelecidos em um dispositivo legal.

“Por exemplo, se formos fazer um contrato de locação, temos a Lei 8.245. Se formos faz um contrato de incorporação imobiliária, está tudo lá na Lei 4.591. Assim, quando se tem contratos típicos, com todas as suas regras bem definidas em textos de lei, resta somente saber a sua aplicação em caso concreto face a esse dispositivo legal.”

Trata-se, de acordo com o especialista da OAB/SP, de um contrato complexo. “É um contrato de prestação de serviços que envolve diferentes atividades de caráter consultivo, operacional e econômico, que interagem e se complementam, potencializando, por conseguinte, o resultado dos trabalhos realizados. Aí reside, a meu ver, o grande sucesso de uma boa administradora, aquela que sabe exatamente potencializar a conjugação desses três interessantes aspectos de atividades.”

“O artigo 594 do Código Civil estabelece que toda espécie de serviço ou trabalho material ou imaterial pode ser contratado mediante combinação, sendo extremamente importante a fixação do escopo do trabalho no contrato de administração condominial”, adverte Manhães Almeida, explicando:

“E por que é fundamental que se fixe com muita cautela o escopo de trabalho? Porque, pelo artigo 601 do mesmo Código Civil não sendo o prestador de serviço contratado para certo e determinado trabalho, entender-se-á que se obrigou a todo e qualquer serviço compatível com as suas forças e condições.”

Detalhamento é fundamental

A observância a esse artigo na elaboração do contrato, no entender do especialista, é fundamental para que a administradora não tenha prejuízos futuros.

“Prestar serviço só se preocupando com o valor da taxa de remuneração, sem um detalhamento contratual das suas atribuições, é aceitar o artigo 601 e, depois, se tiver algum problema não poder negar a assistência que o condomínio estará exigindo e nem a reparação que poderá exigir, porque simplesmente permitiu que sua atividade se estendesse a qualquer serviço compatível com suas forças e condições.”

Fonte: iCondominial

Artigo de opinião: A responsabilidade de administrar condomínios

Os síndicos e os participantes do conselho gestor, seja no processo de autogestão ou por contrato com uma administradora,  devem sempre ter absoluta consciência de que administrar um condomínio significa imensa responsabilidade. Afinal, está em jogo a segurança dos moradores, no caso de empreendimento residencial, e dos trabalhadores ocupantes de conjuntos comerciais, bem como o seu conforto, mobilidade, salubridade do ambiente, integridade física das pessoas e instalações e outros aspectos importantes para a qualidade da vida.

Considerados tais pressupostos, é necessária atenção constante com vários itens a serem inspecionados. Desde a simples troca de lâmpadas queimadas, até alguns preceitos essenciais para se evitarem problemas e riscos: prevenção e proteção contra incêndios; cuidado com as marquises; atenção constante com a estrutura da edificação; manutenção periódica dos elevadores; verificação permanente da existência de vazamentos e infiltrações; e dedetização anual contra insetos, inclusive o cupim, cuja proliferação pode comprometer até mesmo o concreto.

  No tocante à prevenção e proteção contra incêndio, é importante manter em dia os extintores, criar, treinar e reciclar sempre uma brigada apta a enfrentar essas situações. É recomendável, ainda, solicitar uma vistoria ao Corpo de Bombeiros sempre que modificações e reformas forem realizadas. Nesses casos, devem ser analisados o sistema hidráulico, iluminação, saídas de emergências, estruturas de proteção e a mobilidade, caso a reforma tenha alterado entradas e saídas de pedestres e de automóveis.

As marquises dos prédios também devem ser inspecionadas regularmente. A manutenção e a conservação das fachadas devem ser sempre orientadas por um engenheiro. É necessário observar a legislação de cada município com relação à periodicidade e o órgão da prefeitura ao qual o laudo estrutural deve ser entregue.

Ainda com relação à estrutura do edifício há algo absolutamente prioritário: nenhuma reforma de andar, sala comercial ou apartamento residencial, bem como em garagens e áreas comuns, deve ser feita sem a orientação e autorização de um engenheiro, a partir de análise feita na planta estrutural da obra. Alterações em paredes e colunas feitas à revelia desse procedimento podem provocar grandes problemas, inclusive desabamentos, como já tem ocorrido.

Outra recomendação significativa refere-se à sinalização interna, independentemente do porte do empreendimento, seja ele vertical ou horizontal, residencial ou comercial. Em todos os casos é essencial que todos os ocupantes fixos e os visitantes possam identificar com rapidez e clareza as portarias normais e eventuais saídas de emergência, entradas e saídas de garagens, locais de acesso às escadas e aos elevadores, localização de extintores de incêndio e mangueiras. Em empreendimentos de maior porte, como o Cetenco Plaza Torre Norte, também é aconselhável placas sinalizadoras que orientem a locomoção dos visitantes. Isso facilita muito o fluxo de pessoas, principalmente em prédios comerciais com grande movimentação de pessoas.

O controle do acesso de visitantes, obviamente proporcional ao porte do condomínio, é outro item que merece muita atenção, considerando o crescente risco de “arrastões” em edifícios. É sempre recomendável recorrer à tecnologia do controle de acesso, ter câmeras estrategicamente distribuídas nas entradas, elevadores, garagens e áreas comuns, de preferência com a alternativa de gravação das imagens. É importante que becape das imagens fique guardado em outro local, fora do condomínio, possibilitando a consulta mesmo em caso de danos aos equipamentos e arquivos.

É decisivo, ainda, que os funcionários do condomínio sejam  treinados para operar os sistemas, orientar ocupantes e visitantes, controlar o acesso de pessoas e capacitados a enfrentar emergências. Moradores ou trabalhadores, no caso de conjuntos comerciais, devem conhecer as regras e procedimentos, de modo que saibam como proceder em qualquer situação. A boa gestão é crucial para se evitarem problemas, o bom funcionamento dos equipamentos, a melhor convivência das pessoas, preservação e valorização do imóvel.

Fonte: Jornal do Síndico

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